KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system informatyczny służący do wystawiania, odbierania i przechowywania e-faktur. E-faktura wystawiona przy użyciu KSeF, czyli tzw. faktura ustrukturyzowana, ma postać cyfrową (plik w formacie XML), posiada jednolity schemat identyczny dla wszystkich podatników i ma nadawany numer identyfikujący ją w systemie (tzw. nr KSeF).
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur to kolejny etap cyfryzacji procesów księgowych i rozliczeń podatkowych, umożliwiający automatyczne przetwarzanie, kontrolę i archiwizację.
Obowiązek wystawiania e-faktur przy użyciu KSeF będzie dotyczył wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT) mających siedzibę na terytorium Polski oraz podmiotów zagranicznych, które posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF spowoduje eliminację większości faktur papierowych i dotychczasowych faktur elektronicznych.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył m.in. faktur dla konsumentów, faktur VAT RR, faktur wystawianych w procedurach szczególnych OSS i IOSS, biletów spełniających funkcję faktury, paragonów za płatne autostrady.
Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur przy użyciu KSeF podzielono na etapy:
od 1 lutego 2026 r. - duże firmy, których obrót (z VAT) w 2024 r. przekroczył 200 mln zł;
od 1 kwietnia 2026 r. - pozostali podatnicy.
Do 31 grudnia 2026 r. będzie można jeszcze poza KSeF wystawiać paragony z NIP, faktury z kas rejestrujących oraz faktury (papierowe lub elektroniczne) przez podatników, u których łączna wartość sprzedaży (z VAT) udokumentowana tymi fakturami nie przekroczyła w danym miesiącu 10.000,00 zł.
Ważne!
Każdy podatnik będzie musiał mieć dostęp do KSeF już od 1 lutego 2026 r., aby od tego dnia mieć możliwość odbierania e-faktur przesłanych do KSeF przez największe firmy.
Wystawianie e-faktur przy użyciu KSeF może odbywać się na różne sposoby:
poprzez program do wystawiania faktur zintegrowany z KSeF;
przez e-mikrofirmę dostępną na e-Urzędzie Skarbowym;
za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów:
- Aplikacji Podatnika KSeF dostępnej online;
- Aplikacji mobilnej KSeF dostępnej na smartfona.
Ważne!
W wielu przypadkach, konieczny będzie zakup programu do wystawiania faktur, zmiana lub aktualizacja istniejącego oprogramowania, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami.
Szczegółowe informacje na temat KSeF dostępne są na stronie Ministerstwa Finansów: ksef.podatki.gov.pl